神戸の中小企業向け：バックオフィス作業を約1/10に削減した業務改善ステップとは？

バックオフィス作業は、置き換える・設計し直す・つくり直すの3ステップで約1/10まで減らせます。

神戸市東灘区の株式会社バランスワンは、大阪のマーケティング会社でデータ集計を自動化し、バックオフィス作業時間を約1/10に削減しました。この記事では、その進め方を、神戸・阪神間をはじめ関西の中小企業がそのまま使える3ステップで説明します。

なぜ中小企業のバックオフィス作業は減らないのか？

作業が減らない原因は、手作業の二重入力と、特定の人しか分からない属人化が残っているからです。

人手が足りない会社ほど、目の前の作業をこなすことで精一杯になり、やり方そのものを見直す時間が取れません。まず、時間を奪っている原因を3つに分けて確認します。

紙・Excelへの二重入力はどこで起きているか？

二重入力は、請求・経費・勤怠など、同じ数字を紙とExcelと別の仕組みに書き写す場面で起きます。

同じ数字を2回、3回と入力していれば、その分だけ時間がかかり、写し間違いも起きます。「1回入力すれば済む」形になっていない作業が、最初の見直し対象です。

「あの人しか分からない」業務はなぜ危険か？

担当者の休みや退職で仕事が止まり、引き継ぎにも時間がかかるため、会社全体の動きが遅くなります。

属人化した業務は、普段は問題なく回っているように見えます。しかし担当者が1人抜けた時点で止まるため、経営上のリスクになります。

道具を入れても使われないのはなぜか？

業務の流れが整理されないまま道具だけを入れると、現場の手間が増えて、元のやり方に戻ってしまいます。

AIやシステムは、入れる順番が大切です。先に業務を整理し、そのあとで道具を選ぶと、現場で使われ続けます。

バックオフィス作業を約1/10に削減した事例とは？

大阪のマーケティング会社で、データ集計を自動化し、バックオフィス作業時間を約1/10に削減しました。

バランスワンが支援した事例です。人を増やさず、作業のやり方を変えることで時間を減らしました。

改善前はどんな作業に時間がかかっていたか？

改善前は、100名以上のアンケートの対価をExcelで1件ずつ計算し、3日がかりで処理していました。

アンケートに100名以上が参加した場合、参加者への対価の支払いをExcelで個別に管理していました。1人ひとりの条件に合わせて計算していたため、確認から支払いの実行まで3日がかりの作業でした。

何を自動化したのか？

自動化したのは対価の集計と計算です。確認から支払いの実行までを、1時間で終えられる形にしました。

1件ずつ手で行っていた計算を仕組みに任せ、担当者は結果を確認して実行するだけになりました。実働時間で見ると、作業時間は約1/10です。

空いた時間は何に使えるようになったか？

空いた時間は、新規開拓の営業に回せるようになりました。事務が減った分が、売上を伸ばす時間に変わります。

対価の計算にかかっていた時間がなくなり、その分を新規開拓の営業に使えるようになりました。「仕事が減る」ことが、そのまま「売上が増える」ための時間づくりにつながった事例です。

ステップ1：どの手作業から置き換えるべきか？（Replace）

まず全作業を書き出して時間を見える化し、負担の大きい手作業から順にAIやシステムへ置き換えます。

最初のステップは「置き換える」です。すべてを一度に変えるのではなく、負担の大きいものから段階的に進めます。

作業の書き出しと時間の見える化はどう進めるか？

1週間分の作業を、内容・回数・1回あたりの時間の3項目で書き出すと、時間の使い道が見えます。

紙でもExcelでも構いません。「回数 × 1回あたりの時間」を計算すると、月に何時間使っているかが作業ごとに分かります。

置き換える順番はどう決めるか？

回数が多く、手順が決まっていて、判断がいらない作業から置き換えると、早く効果が出ます。

データの集計、転記、定型のメール返信などが当てはまります。反対に、人の判断が必要な作業は後回しにします。

小さく試して広げるには？

まず1つの作業、1人の担当者で2週間ほど試し、うまくいった形を他の作業へ広げていきます。

小さく始めれば、うまくいかなくてもすぐに戻せます。現場の不安も少なく、次の作業に進みやすくなります。

ステップ2：誰でも同じようにできる業務の流れはどう作るか？（Redesign）

AIを使う前提で業務の流れを組み直し、手順書とひな形を整えて、誰が担当しても同じ結果にします。

2つ目のステップは「設計し直す」です。置き換えた作業を、特定の人に頼らない形に整えます。

AI前提で業務の流れを組み直すとは？

今の手順にAIを足すのではなく、AIが下準備をし、人が確認と判断をする流れに作り替えることです。

人が最初から最後まで作業する流れのままでは、時間はあまり減りません。人の役割を「作る」から「確かめる」に変えます。

手順書とひな形には何を入れるか？

手順書には作業の順番と確認する点を、ひな形には毎回使う文面や表の型を入れ、1か所にまとめます。

手順書は1作業につき1枚が目安です。置き場所を1か所に決めておくと、探す時間もなくなります。

AIへの指示文はどう共有するか？

うまくいったAIへの指示文は個人で抱えず、社内の共有場所に保存して、全員が同じものを使います。

指示文が人によって違うと、結果もばらつきます。良い指示文を会社の財産として残すことが、属人化を防ぎます。

ステップ3：人が替わっても回る体制にするには？（Reinvent）

担当者が替わっても仕事が止まらないよう、進め方を標準化し、月1回の見直しで改善を続けます。

3つ目のステップは「つくり直す」です。改善を一度きりで終わらせず、会社の形として定着させます。

担当を複数人にするには？

主担当と副担当を決め、月に1度は副担当が実際に作業することで、1人に頼らない状態を保ちます。

手順書があっても、実際にやったことがなければ動けません。定期的に交代することで、手順書の抜けも見つかります。

月1回の見直しでは何を確認するか？

作業時間、ミスの件数、使われなくなった手順の3点を確認し、元のやり方に戻っていないかを見ます。

見直しは30分程度で十分です。数字で確認することで、改善が続いているかを経営者が把握できます。

「仕事が減る」を「売上が増える」につなげるには？

空いた時間の使い道を先に決めておき、集客や顧客対応など売上に直結する仕事へ振り向けます。

使い道を決めないままだと、空いた時間は別の雑務で埋まります。「仕事が減る」と「売上が増える」をセットで計画します。

神戸・阪神間の中小企業は何から始めればよいか？

最初の一歩は現状の把握です。60秒無料業務改善診断なら、7つの質問で課題の場所が分かります。

何から手をつけるか迷う場合は、まず自社の現状を知ることから始めます。

自社の課題はどう見つけるか？

60秒無料業務改善診断で7つの質問に答えると、個人情報の入力なしで自社の課題を確認できます。

診断はこちらのページから、申し込みなしでその場で受けられます。

相談するときに準備するものは？

準備は不要です。時間がかかっている作業を3つ挙げていただければ、30分無料相談で整理できます。

相談は代表の吉富が直接担当します。30年以上の現場・営業・経営の経験をもとに、現実的な進め方を提案します。

よくある質問

従業員10名以下の会社でもバックオフィス作業は減らせますか？

減らせます。進め方は会社の規模にかかわらず同じ3ステップです。少人数の会社ほど1人が抱える作業が多いため、書き出しから始めると見直す点が見つかります。

AIやパソコンに詳しい社員がいなくても進められますか？

進められます。バランスワンは専門用語を使わずに説明し、現場のスタッフが使える形に整えるところまで支援します。

業務改善は何から始めればよいですか？

1週間分の作業を書き出し、時間を見える化することから始めます。自社で進めにくい場合は、60秒無料業務改善診断で課題の場所を確認できます。

神戸以外の会社でも相談できますか？

相談できます。神戸・阪神間のほか、大阪・京都など関西全域に対応しており、全国からオンラインでも受け付けています。